AO arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organização.
BO arquivo intermediário é aquele arquivo que ainda está em uso e ainda é utilizado com frequência, sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.
CProtocolo é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos. É também o nome atribuído ao número de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.
DO método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito funcionamento está condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas, firmas e instituições no arquivo, solucionando os casos duvidosos.
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